Informacja zwrotna w kierowaniu – Odwołanie się do faktów podstawą do informacji zwrotnej.
Regularna, rzetelna i sprawiedliwa informacja zwrotna jest wstępem do przyznawania premii i wytyczania ścieżek kariery. W każdym przedsiębiorstwie, firmie i organizacji ważne są nie tylko realizacja bieżących zadań, ale i umiejętności interpersonalne, komunikacyjne i prezentacyjne. Liczne badania pokazują, że to bezpośrednia relacja pomiędzy przełożonym i podwładnym, oraz atmosfera w miejscu pracy są kluczowymi czynnikami wpływającymi na efektywność i zaangażowanie pracowników. Relacja z przełożonym powinna być oparta na wzajemnym szacunku, zaufaniu, szczerości oraz byciu w ciągłym dialogu co do stylu wykonywanej pracy i panującej atmosfery. Nie mniej istotne są relacje koleżeńskie ze współpracownikami. Taka „wspólnota losu” to klucz do sukcesu firmy i zadowolenia pracownika.
Jak udzielać informacji zwrotnej?
Ważne, aby to konkretne i faktyczne zachowania były podstawą informacji zwrotnej. Tylko na bazie możliwie obiektywnych obserwacji, a nie jedynie osobistych opinii, można wpływać na atmosferę pracy, powodować wzrost indywidulanej i zespołowej efektywności pracy.
Regularna informacja zwrotna na temat stylu wykonywanej pracy, identyfikacja obszarów, w których jesteśmy dobrzy, oraz obszarów do rozwoju, jest podstawą poszanowania ważności pracownika przez przełożonego. Takie podejście daje pracownikowi poczucie bezpieczeństwa i perspektywy rozwoju. Uznanie i idące za nimi – różne co do formy – wyróżnienia (nagrody, słowa uznania, premie, awanse itp.) wpływają na polepszenie efektywności pracy i lojalność pracownika.
Co jest kluczowe dla konstruktywnej informacji zwrotnej?
To co jest kluczowe dla konstruktywnej informacji zwrotnej, to obserwowalne, pojedyncze i konkretne zachowanie, będące faktem (bez wątpliwości co do interpretacji). Zachowanie, to konkretna akcja, jak np. pomoc nowemu pracownikowi i przyuczenie go, lub zaniechanie jak np. pozostawienie niezabezpieczonych poufnych dokumentów.
Czym innym jest powiedzenie: „Pracownik jest nieodpowiedzialny”, a czym innym: „Pracownik już trzeci raz oddaje raport po terminie.” Odnotowanie: „Pracownik pomógł koledze w ramach dodatkowego zadania” brzmi zdecydowanie lepiej niż napisanie: „Pracownik jest pomocny”.
Chcesz wiedzieć więcej? Zapisz się do newslettera!
Systematyczność rejestracji jest równie kluczowa, bo tylko ona sprawia, że zapisane zachowania dają miarodajny obraz faktycznego zaangażowania pracownika. Konstruktywna informacja zwrotna, np. w formie rozmowy okresowej, formułowana na podstawie zebranych na przestrzeni miesięcy pojedynczych zachowań, daje większe prawdopodobieństwo obiektywności. Należy pamiętać, że nie da się wyciągnąć wiarygodnych wniosków z niekompletnych lub niestarannie zebranych danych.
Ważne jest, by konstruktywna informacja zwrotna, formułowana na podstawie rejestru/notatek zachowań pracowników, była jak najbardziej sprawiedliwa. Konsekwencje nagradzania kogoś, kto nie zasługuje na nagrodę, lub – z drugiej strony – niedoceniania prawdziwego zaangażowania i ciężkiej pracy, są łatwe do przewidzenia… Zwykle kończy się to poczuciem niesprawiedliwości, i obniżoną motywacją, a często w konsekwencji utratą cennych pracowników. Każdy chce być doceniony – jeśli się stara, a nikt tego nie zauważa, prędzej czy później przestanie się starać, lub będzie starać się gdzie indziej, u innego pracodawcy.
Co daje i jak dawać korygującą informację zwrotną?
Wskazanie obszarów do rozwoju przez kierownika daje z kolei poczucie bycia ważnym pracownikiem, na którego zwraca się uwagę. Pracownicy nie są pozostawieni sobie, ale mają poczucie wsparcia i troski. W firmie tak jak w sporcie – słabe wyniki, świadomość problemu, nazwanie go i przyznanie się do niego jest często warunkiem zmiany na lepsze, rozwoju pracownika. Zwrócenie uwagi na obszary wymagające rozwoju (odnotowanie w aplikacji zachowania negatywnego), nie powinno budzić napięcia, ale powinno być konstruktywne, dające szansę na poprawę – a w konsekwencji korzyść tak dla pracownika jak i firmy.
