Case Study wdrożenia WinWinBalance w firmie Wawel
Zakład produkcyjny Wawel zatrudnia wszystkie pokolenia pracowników, od baby boomersów, przez milenialsów, na zetkach kończąc. To duża różnorodność, która niesie że sobą wyzwania w obszarze budowania zaangażowania – wiadomo, że to, co jest efektywnym narzędziem motywowania pracowników 50+, niekoniecznie sprawdza się w grupie dwudziestolatków.
Wawel to jedna z najstarszych fabryk cukierniczych w Polsce. Firma szczyci się tradycjami sięgającymi końca XIX wieku. Obecnie zatrudnia prawie tysiąc pracowników, w tym ponad 600 w zakładzie produkcyjnym w Dobczycach pod Krakowem.
Mamy ogromne doświadczenie w produkcji słodyczy – w tym roku obchodzimy jubileusz 125 lat istnienia. To dla nas powód do dumy. Jednak z uwagi na fakt, że niezmienny od lat sposób zarządzania pracownikami produkcji po prostu się zdezaktualizował, podjęliśmy decyzję o wzmocnieniu systemu premiowania pracowników
Joanna Sztefko
Dyrektor ds. administracji w firmie Wawel.
Wawel, jak wiele zakładów produkcyjnych, miał narzędzia oceny pracowników, ale objęte nim były wybrane struktury biurowe, określone szczeble sprzedaży oraz mistrzowie. Liniowi pracownicy produkcji byli z tej oceny wyłączeni, nie było mechanizmu czy indywidualnych narzędzi motywacji poza premią udzielaną uznaniowo każdemu członkowi zespołu bez wyraźnego odniesienia do jego zaangażowania w wypracowany zysk (wyjątkiem były tylko negatywne i niepożądane zdarzenia, które wstrzymywały wypłatę premii).
Uwaga firmy skoncentrowała się na aplikacji WinWinBalance, która pozwala na codzienną rejestrację zdarzeń faktycznych, a także ułatwia bardziej sprawiedliwe i konstruktywne formułowanie informacji zwrotnej. Menedżer daje pracownikowi punkty za aktywność, to może być zwykłe „ok” za pracę zgodnie ze standardem, „plus” za wyróżniające się pozytywne zachowania lub „minus” (feedback korygujący) z zaznaczeniem, co jest do poprawy. Dzięki temu pracownik na bieżąco otrzymuje wzmocnienie pozytywne lub korygujące, jeśli coś wymaga poprawy.
Aplikacja wzbudziła zainteresowanie firmy Wawel, głównie dlatego, że daje możliwość traktowania każdego pracownika indywidualnie. Wprowadzenie programu zaczęło się od trzymiesięcznego pilotażu w wydziale produkcyjnym zatrudniającym około 300 osób. Bardzo szybko okazało się, że standardowa wersja aplikacji, gdzie mistrz, oceniając wydajność pracy wedle swojego uznania, bez wykorzystania obiektywnych danych zewnętrznych, zaznacza, czy pracownik pracował na 100 proc., poniżej lub powyżej – to dla firmy za mało. Wawel uznał, że warto połączyć aplikację z bezpośrednimi wskaźnikami produkcyjnymi. Przygotowany specjalnie na potrzeby firmy moduł aplikacji pozwolił bezpośrednio połączyć pracownika ze zleceniem i efektywnością jego wykonania. W ten sposób firma zyskała bardziej wymierne dane, na podstawie których może budować politykę wynagrodzeń i motywowania pracownika.
Korzystanie z naszej aplikacji jest proste. Ważne jednak, aby w informacjach odnosić się do faktów, nazywać to, co w zachowaniu pracownika było dobrego lub niedobrego, co zostało docenione i czym te zachowania skutkowały dla zespołu, firmy.
Michał Eryk Południok
CEO WinWinBalance
Po programie pilotażowym firma zdecydowała o wdrożeniu aplikacji WinWinBalance we wszystkich wydziałach produkcyjnych. Dostawca rozwiązania rozpoczął projekt od przeprowadzenia warsztatów z udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej. Jak zauważa Michał Eryk Południok, menedżerowie na produkcji to są osoby, które zwykle awansują ze stanowisk liniowych i często nie mają przygotowania do pełnienia funkcji menedżerskich, mają problemy z udzielaniem pochwał, nie wiedzą, jak używać korygującej informacji zwrotnej, aby zachęcić, a nie zniechęcić pracownika do realizacji zadań.
To, co dla menedżerów w korporacjach często jest już standardem, dla liderów w zakładach produkcyjnych bywa nowością, dlatego tak ważne dla powodzenia projektu było przeprowadzenie warsztatów – mówi prezes Brad Consulting.
Dzięki aplikacji możemy mierzyć dwa istotne dla nas aspekty: z jednej strony zaangażowanie, czyli wszystkie wyróżniające się pozytywnie zachowania pracownika, z drugiej jego efektywność. Analiza danych z aplikacji daje nam odpowiedź na istotne dla nas pytania, np. w jaki sposób zaangażowanie wpływa na efektywność.
Joanna Sztefko
Dyrektor ds. administracji w firmie Wawel.
Podczas warsztatów udało się także wypracować kryteria zaangażowania – wspólny zakres zachowań pożądanych i niepożądanych dla organizacji, który został wpisany do aplikacji. Kompetencje: komunikacja, współpraca, odpowiedzialność za wykonywaną pracę zostały opisane językiem mistrzów zrozumiałym dla wszystkich, pochodzącym z kultury i doświadczeń organizacji. Dzięki temu dawanie feedbacku i punktów za zaangażowanie zostało ustandaryzowane oraz uniezależniło się od subiektywnej uznaniowości przełożonych. Teraz wyróżniające się zachowania we wszystkich zespołach produkcyjnych są rejestrowane w ten sam sposób.
Oczywiście mogą i będą one podlegać okresowemu przeglądowi i aktualizacji, gdyż po pierwszym okresie korzystania z systemu jesteśmy już bogatsi o autentyczne doświadczenia przełożonych – zaznacza Joanna Sztefko.
Według Michała Eryka Południoka wypracowane w ten sposób standardy korzystania z aplikacji to rodzaj trójstronnej umowy społecznej. Po pierwsze, z pracownikami, że jeżeli będą się zachowywać w sposób wskazany w zbiorze pożądanych kompetencji, będzie to zauważone i zaliczone na ich konto, po drugie, to umowa z mistrzami, że będą systematycznie rejestrować wyróżniające się zachowania pracowników, trzymając się wspólnie wyznaczonego i rozumianego standardu, dzięki czemu mają narzędzie motywacji pracowników, i trzecią stroną umowy jest firma, która zobowiązuje się do tego, że najbardziej wyróżniający się pracownicy będą w konkretny sposób doceniani i nagradzani.
Jak podkreśla Joanna Sztefko, firma poświęciła bardzo dużo czasu na przeszkolenie osób funkcyjnych korzystających z aplikacji z umiejętności menedżerskich, aby przybliżyć im ideę i zasady bieżącego feedbacku. Firmie zależało, aby notowanie wyróżniających się zachowań pracowników w aplikacji było systematyczne, bo tylko wtedy ma ono sens. Każdy mistrz musi pamiętać, aby po zamknięciu konkretnego zlecenia odnotować, jak zostało ono zrealizowane, dać osobom wyróżniającym się pozytywnie – plusy, a wyróżniającym się negatywnie – minusy. Oczywiście, jeśli nie było powodu do wyróżnienia pracownika lub zwrócenia uwagi, mistrz przydziela zwykłe „ok” – zazwyczaj przecież pracownicy wykonują swoje obowiązki poprawnie. Co ważne, pochwała lub informacja korygująca nie może być udzielana wyłącznie digitalowo i nie zastępuje rozmowy z pracownikiem. Zanim trafią one do aplikacji, przełożony powinien przekazać ją zainteresowanemu bezpośrednio.
System nie daje też możliwości zbiorowego przyznania wszystkim pracownikom „ok”. Dzięki temu przełożony, zamykając zlecenie, musi, choć przez dwie, trzy sekundy zastanowić się nad pracą każdego pracownika, zanim zanotuje „ok” w systemie. Pracownik może też w dowolnym momencie poprosić mistrza lub kierownika o dostęp do swojego konta w aplikacji celem weryfikacji przyznanych punktów. Takie ograniczenie wymuszają wymogi bezpieczeństwa dostępu do firmowej sieci IT oraz ochrony danych osobowych, choć z perspektywy czasu Wawel widzi w tym ważną barierę komunikacyjną – którą należy – z zachowaniem odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych – wyeliminować. Docelowo firma chce zaproponować pracownikom produkcji dostęp z wykorzystaniem indywidualnego hasła i loginu. Taką możliwość mają już w sieci firmowej pracownicy biurowi, również objęci systemem.
Obecnie systemem objętych jest 99 proc. organizacji. Nie nazywamy tego oceną pracy, ale raczej notowaniem codziennych zdarzeń. Jest jeden system, wszystkich obowiązują te same zasady, choć trochę inne kompetencje – w zależności od pełnionych funkcji – podlegają docenianiu i wystawianiu punktów. Mistrzowie rejestrują zdarzenia, które się wydarzyły pracownikom, kierownicy mistrzom, dyrektorzy kierownikom. Jest pełna kaskadowość i transparentność, dzięki której mamy lepszy wgląd w życie organizacji i możemy tymi danymi dowolnie zarządzać – mówi Joanna Sztefko.
Zapytana o pozytywy wynikające z wdrożenia systemu Joanna Sztefko – na pierwszym miejscu wskazuje pewność, że dzięki danym z aplikacji premie są rozdzielane w bardziej sprawiedliwy i obiektywny sposób. Firma włączyła te dane do istniejącego już systemu premiowania na wydziałach produkcyjnych, co sprawiło, że to, co do tej pory funkcjonowało na zasadzie subiektywnej oceny przełożonego, zyskało twarde dane dotyczące zachowań i efektywności poszczególnych pracowników. Na tej podstawie jest przeliczany konkretny wskaźnik premiowy dla pracowników produkcji i proponowany przełożonemu, który jednak nadal ma ostatnie słowo w procesie premiowania.
Dzięki powiązaniu konkretnych pracowników ze wskaźnikami dotyczącymi wydajności produkcyjnej wypracowaliśmy bardziej rzetelne algorytmy, które pozwalają udzielać premii w sposób uczciwy, zależny od prawdziwego zaangażowania i wydajności pracowników – zaznacza Joanna Sztefko.
Dane są też argumentem merytorycznym przy okresowych decyzjach dotyczących podwyżek i awansów. Kolejny pozytyw, który wynika z wdrożenia systemu WinWinBalance, to sprawniejsze zarządzanie talentami w firmie. Dzięki kompleksowej informacji o zachowaniach pracowników dużo łatwiej jest wyłonić z grona zatrudnionych tych, którzy wykazują się ponadprzeciętnym zaangażowaniem i z wyprzedzeniem zaplanować ich ścieżkę kariery. Dotyczy to także różnego rodzaju inicjatyw i udoskonaleń – dzięki odnotowaniu ich w systemie łatwiej jest zidentyfikować pracowników wyróżniających się pomysłowością i zaradnością. Kolejna korzyść, może nie bezpośrednio wynikająca z systemu, ale z pewnością będąca jego efektem, to skierowanie uwagi przełożonych na sam proces udzielania informacji zwrotnej.
W przedsiębiorstwach takich jak Wawel, które wywodzą się z przemysłu i mają ponad 100 lat historii, kultura continuous feedbacku nie zawsze jest oczywista. Wielu z naszych pracowników, szczególnie starszego pokolenia, nigdy wcześniej się z tym nie zetknęło i wcale nie uważa za konieczność. Młodzi zaś są tego spragnieni. Dlatego dla mistrzów, którzy często wywodzą się właśnie z pokolenia boomersów lub X, wprowadzenie narzędzia do codziennej rejestracji zaangażowania i efektywności było rewolucją. Mamy nadzieję, że aplikacja pomogła im zrozumieć, jak ważny jest udzielany przy tej okazji pozytywny feedback, a także odczuli, iż systematyczne notowanie wyróżniających się zachowań w zespole pracowników jest konkretnym narzędziem budowania zaangażowania zespołu i realizacji celów – zauważa Joanna Sztefko.
Wawel już dziś myśli o rozbudowie aplikacji o kolejne moduły. System daje możliwość pozyskiwania danych niezbędnych do predykcji zdarzeń niepożądanych, zagrożeń i naruszenia przepisów BHP, co dla producenta żywności podlegającego ścisłym restrykcjom jest niezwykle istotne.
Dostawca rozwiązania rozwiewa obawy, które mogą się pojawiać wśród pracowników produkcji objętych systemem. Michał Eryk Południok podkreśla, że narzędzie daje pracownikowi wolność wyboru, nie zmusza do rywalizacji, nie jest „ocenne” w negatywnym znaczeniu.
Kiedy firma rozpoczyna wdrożenie aplikacji, jednocześnie do pracowników powinien płynąć jasny przekaz, że jeśli pracownik nie jest zaangażowany ponadprzeciętnie i wykonuje swoje obowiązki poprawnie, to jest to postawa satysfakcjonująca dla pracodawcy.
Otrzymuje on zapewnienie, że jeśli jego zaangażowanie będzie się wyróżniać i pracownik będzie dawał z siebie więcej, to firma będzie go nagradzała ponad standard.
Tak samo w sytuacji, gdy praca będzie poniżej standardów, jego potencjalna premia również będzie niższa. To od pracownika zależy, jakiego wyboru dokona – podkreśla Michał Eryk Południok
Wdrożenie systemu w jego wersji standardowej, jak to zaobserwował Wawel w pilotażu, przebiegło relatywnie szybko. Fakt, że zdecydowaliśmy się na rozbudowę modułu produkcyjnego, wpłynął jednak znacząco na przedłużenie prac z uwagi na prace programistyczne oraz prace związane ze stabilizacją systemu z nowymi funkcjonalnościami. Jak w każdym przypadku, gdy ważymy decyzję standard vs modyfikacja, należy mieć tę kwestię na uwadze, gdyż przekłada się to nie tylko na czas, ale przede wszystkim na wytężoną pracę działów wspomagających wdrożenie w organizacji, czyli w naszym przypadku dział HR oraz dział IT. Zespół WinWinBalance bardzo elastycznie reagował na nasze potrzeby, jednak poziom skomplikowania procesu i zakres zaangażowania zasobów po stronie naszej firmy wzrósł znacząco – zaznacza Joanna Sztefko.
Drugim ważnym czynnikiem, o którym trzeba zawsze pamiętać, gdy wdraża się system związany z jakąkolwiek oceną czy rejestracją pracy, jest to, że oczekiwania wobec systemu wypracowane przez specjalistów wykonujących na co dzień prace biurowe, przełożonych wyższego szczebla lub zarząd będą zawsze odmienne od oczekiwań pracowników produkcyjnych.
Wynika to po prostu z faktu, że praca w tych dwóch środowiskach jest skrajnie różna, co wpływa na odmienne postrzeganie proponowanych rozwiązań i możliwości ich wykorzystania. Podczas gdy pracownicy liniowi oceniają system z perspektywy „tu i teraz”, działy specjalistyczne oraz kierownictwo oczekują dobrych raportów, zestawień i podpowiedzi przy zarządzaniu ludźmi – podkreśla Joanna Sztefko.
Podczas wdrożenia należy zatem mieć na uwadze te dwie zupełnie różne grupy oczekiwań.
Gdy położymy nacisk na realizację jednych, istnieje ryzyko, że druga grupa nie uzyska odpowiedzi na swoje potrzeby tak szybko i dobrze, jakby tego oczekiwała. W tak dużej organizacji jest to ciągłym wyzwaniem. Stąd prowadzimy obecnie wewnętrzną ewaluację systemu, aby zmaksymalizować wykorzystanie jego możliwości – podsumowuje Joanna Sztefko.
Wawel to duży, stabilny pracodawca, który podobnie jak inne zakłady produkcyjne boryka się z wyzwaniami w obszarze zarządzania ludźmi. To między innymi efekt ostatnich, trudnych dwóch lat. Firma pracuje nad zmniejszeniem rotacji i utrzymaniem poziomu zatrudnienia na produkcji. Ponieważ zakład produkcyjny znajduje się pod Krakowem, pracodawca uruchomił dodatkowe połączenia autobusami firmowymi, po to żeby pracownicy mogli łatwo dojechać do fabryki. Wawel chce konkurować dobrymi warunkami pracy i przejrzystością wynagrodzenia, m.in. dlatego zdecydował się na wdrożenie aplikacji, która umożliwia bardziej sprawiedliwie premiowanie.
Kryzys i trudna sytuacja rynkowa wymusiła na nas podejmowanie działań, które wcześniej nie wydawały się konieczne. Dziś widzimy, jak wiele udało się w firmie zmienić i mamy nadzieję, że na tym nie koniec – podsumowuje Joanna Sztefko.
Joanna Sztefko
Dyrektor ds. administracji w firmie Wawel.
Autor tekstu : Anna Włudarczyk
Artykuł pierwotnie ukazał się w formie case study w miesięczniku „Personel i Zarządzanie” nr 1/2023, pod tytułem „Premiowanie oparte na rzetelnej podstawie: Continuous feedback w firmie Wawel”. Przedruk za zgodą autorki.
Opowiemy Ci o wszystkim i wyjaśnimy jak być WinWin!
BRAD Consulting Sp. z o.o.
Świętokrzyska 18/315,
00-052 Warszawa
NIP: 7010213014
