Udzielenie korygującej informacji zwrotnej nastręcza liderom wielu trudności. Gdy rozmawia się na ten temat z menedżerami można dojść do wniosku, że zdecydowanie wolą chwalić, niż zwracać uwagę na niedociągnięcia czy błędy. Jest to zrozumiałe, ponieważ naturalnie nie chcemy tym co mówimy wprowadzać nikogo w nieprzyjemny stan emocjonalny. Dobry menedżer nie stroni jednak od reagowania, gdy sytuacja tego wymaga – daje feedback możliwie jak najszybciej, najlepiej wtedy, gdy pracownik wciąż jeszcze może swój błąd naprawić lub zaraz po tym jak dana sytuacja miała miejsce – dzięki temu, kontekst informacji zwrotnej nie będzie oddaloną od konkretnego wydarzenia abstrakcją a integralną częścią tego, co się stało (błąd i zaraz po nim informacja zwrotna).
- Korygującej informacji zwrotnej udzielamy możliwie najszybciej po odkryciu błędu pracownika.
Z drugiej jednak strony należy wspomnieć o bardzo istotnym czynniku wpływającym tak na nadawanie, jak i odbiór feedback’u, czynnikiem tym są emocje. Chodzi przecież o to, by pracownika zmotywować a nie urazić, czy też zostawić na cały dzień z poczuciem braku kompetencji. Dlatego też, informacji zwrotnej udzielamy ZAWSZE na chłodno – nie w emocjach, ponieważ emocje takie jak np. gniew czy złość całkowicie odcinają korę nową – ośrodki trzeźwego i logicznego myślenia. Wracamy wtedy do najbardziej pierwotnych instynktów – walki, zamrożenia lub ucieczki i nie ma mowy o konstruktywnej rozmowie.
- Korygującej informacji zwrotnej zawsze udzielamy „z chłodną głową”.
Jak zatem połączyć te dwie zasady? Pamiętajmy, że informacja zwrotna musi być przekazana, możliwie jak najszybciej po odkryciu błędu, ale nie w emocjach. Nie trzeba jej udzielać dokładnie w momencie, w którym zauważamy niedociągnięcie w pracy czy niewłaściwe zachowanie pracownika. Nic się nie stanie, jeśli odejdziemy na chwilę, złapiemy oddech, rozluźnimy się nieco, pozwolimy emocji przeminąć i dopiero uspokojeni z „chłodną głową” podejdziemy do pracownika.
W szybkiej zmianie stanu emocjonalnego pomóc nam może:
- Muzyka (np. relaksacyjna)
- Głębokie oddechy
- Przyjęcie zrelaksowanej pozycji ciała – rozluźnienie mięśni.
Na koniec zawsze warto wspomnieć o tym, że mamy dobre zdanie o pracowniku i jakości jego pracy a tę jedną sytuacje traktujemy jako coś wyjątkowego, na co jednak należy zwrócić uwagę.
