Informacja zwrotna w kierowaniu – Odwołanie się do faktów podstawą do informacji zwrotnej.
Regularna, rzetelna i sprawiedliwa informacja zwrotna jest wstępem do przyznawania premii i wytyczania ścieżek kariery. W każdym przedsiębiorstwie, firmie i organizacji ważne są nie tylko realizacja bieżących zadań, ale i umiejętności interpersonalne, komunikacyjne i prezentacyjne. Liczne badania pokazują, że to bezpośrednia relacja pomiędzy przełożonym i podwładnym, oraz atmosfera w miejscu pracy są kluczowymi czynnikami wpływającymi na efektywność i zaangażowanie pracowników. Relacja z przełożonym powinna być oparta na wzajemnym szacunku, zaufaniu, szczerości oraz byciu w ciągłym dialogu co do stylu wykonywanej pracy i panującej atmosfery. Nie mniej istotne są relacje koleżeńskie ze współpracownikami. Taka „wspólnota losu” to klucz do sukcesu firmy i zadowolenia pracownika.
Ważne, aby to konkretne i faktyczne zachowania były podstawą informacji zwrotnej. Tylko na bazie możliwie obiektywnych obserwacji, a nie jedynie osobistych opinii, można wpływać na atmosferę pracy, powodować wzrost indywidulanej i zespołowej efektywności pracy.
Regularna informacja zwrotna na temat stylu wykonywanej pracy, identyfikacja obszarów, w których jesteśmy dobrzy, oraz obszarów do rozwoju, jest podstawą poszanowania ważności pracownika przez przełożonego. Takie podejście daje pracownikowi poczucie bezpieczeństwa i perspektywy rozwoju. Uznanie i idące za nimi – różne co do formy – wyróżnienia (nagrody, słowa uznania, premie, awanse itp.) wpływają na polepszenie efektywności pracy i lojalność pracownika.
To co jest kluczowe dla konstruktywnej informacji zwrotnej, to obserwowalne, pojedyncze i konkretne zachowanie, będące faktem (bez wątpliwości co do interpretacji). Zachowanie, to konkretna akcja, jak np. pomoc nowemu pracownikowi i przyuczenie go, lub zaniechanie jak np. pozostawienie niezabezpieczonych poufnych dokumentów. Czym innym jest powiedzenie: „Pracownik jest nieodpowiedzialny”, a czym innym: „Pracownik już trzeci raz oddaje raport po terminie.” Odnotowanie: „Pracownik pomógł koledze w ramach dodatkowego zadania” brzmi zdecydowanie lepiej niż napisanie: „Pracownik jest pomocny”.
Systematyczność rejestracji jest równie kluczowa, bo tylko ona sprawia, że zapisane zachowania dają miarodajny obraz faktycznego zaangażowania pracownika. Konstruktywna informacja zwrotna, np. w formie rozmowy okresowej, formułowana na podstawie zebranych na przestrzeni miesięcy pojedynczych zachowań, daje większe prawdopodobieństwo obiektywności. Należy pamiętać, że nie da się wyciągnąć wiarygodnych wniosków z niekompletnych lub niestarannie zebranych danych.
Ważne jest, by konstruktywna informacja zwrotna, formułowana na podstawie rejestru/notatek zachowań pracowników, była jak najbardziej sprawiedliwa. Konsekwencje nagradzania kogoś, kto nie zasługuje na nagrodę, lub – z drugiej strony – niedoceniania prawdziwego zaangażowania i ciężkiej pracy, są łatwe do przewidzenia… Zwykle kończy się to poczuciem niesprawiedliwości, i obniżoną motywacją, a często w konsekwencji utratą cennych pracowników. Każdy chce być doceniony – jeśli się stara, a nikt tego nie zauważa, prędzej czy później przestanie się starać, lub będzie starać się gdzie indziej, u innego pracodawcy.
Wskazanie obszarów do rozwoju przez kierownika daje z kolei poczucie bycia ważnym pracownikiem, na którego zwraca się uwagę. Pracownicy nie są pozostawieni sobie, ale mają poczucie wsparcia i troski. W firmie tak jak w sporcie – słabe wyniki, świadomość problemu, nazwanie go i przyznanie się do niego jest często warunkiem zmiany na lepsze, rozwoju pracownika. Zwrócenie uwagi na obszary wymagające rozwoju (odnotowanie w aplikacji zachowania negatywnego), nie powinno budzić napięcia, ale powinno być konstruktywne, dające szansę na poprawę – a w konsekwencji korzyść tak dla pracownika jak i firmy.
